誰でもできる！効率的に考える仕事のコツ
仕事で考えることは、必要なことです。
その時の調子？で上手く考えが浮かんだり、そうでなかったりで、、、大変、、
私もコンサルになりたての頃は、その時その時で考えがまとまったり、まとまらなかったりで大変な思いをしました。
どうして先輩達は、いつも考えが一定で出てくるんだろう？と不思議でした。
苦心して辿り着いたのが、フレームワークを知っていると、
効率的に考えを出せて、まとめることができ始めました。
そうか、これが仕事のコツかぁと感慨深くなりました。
■フレームワークとは？
フレームワークとは、思考の枠組みと呼ばれるもので、
枠組みを使うことで、問題や分析、アイディアなどが
効率的に出すことができるものです。
■フレームワークを使うメリットは？
フレームワークを使うと、誰でも簡単に考え方のコツが掴めて、
次の様なメリットがあります。
1.初めてでも効率的にまとめられる
枠組みに沿って考えることに集中すればいいので、余計なことは考えなくていいのです。これだけで、効率的にまとめられます。
もし、フレームワークを知らなければ、どうやって考えるかを洗い出し、それが合っているかどうか不安なまま仕事をして、何度も見直しをして、不安なまま報告する、なんてことが起きるでしょう（私の実体験、、、）。
どのフレームワークを使うか、最初に気をつければ、初めてでも効率的にまとめられるので、仕事が進みます。
2.誰でも論理的に考えることができる
論理的に考えることは、ある程度訓練が必要です。
ところが、フレームワークを使いながら、進めていくことで、
自然と論理的になります。
結果として、論理的思考（ロジカルシンキング）が身につきます。
3.周囲の人と共通認識を持てる
そもそも、自分だけの考え方では、
それはあなたの感想ですよね
と言われかねません、、、、。
それより「○○のフレームワークを考えると、、、、」と、進めることで、
共通の考え方になり、同じ認識で話し合いができます。
周りの方と共通認識を持って進めることは、効率的に仕事を進めるコツでもあります。
4.全体像を捉え易い
例えば、自社のビジネス環境を調べて欲しい、と言われた時に、何も知らないと、
どこから手をつけたらいいのか分かりません。
そこで、もし「ファイブフォース」というフレームワークを知っていれば、
”競合他社"と"サプライヤー（供給元）の交渉力"と"買い手（顧客）の交渉力"と”新規参入の可能性””代替品の恐れ”の視点で情報を集めることができます。
これで、自社を取り巻く環境を、網羅的に調べることができます。
5.モレ、ダブりが防げる
自分の考え方だけでは、偏りがでて似たようなことがでたり、そもそも抜けていた視点がある可能性がでてきます。
フレームワークをつかうことで、視点が定まり、それに沿って考えることで、
偏りからのダブり、抜けてたことのモレが防げます。
やり直し！なんてことを減らして、効率的に仕事が進められます。
■代表的なフレームワークの種類と使い方
1.ロジックツリー
ロジックツリーとは、ロジック＝論理のツリー＝木のことで、木のようにてっぺんから枝に別れて関係する要素が別れていくものです。
これは以前話した、わける、ことに直結するので、ものごとをわけて、問題点の対策づくりなどを検討する時によく使います。
例えば、売上を上げるにはどうしたらいいか？を考える場合は次の様に考えられます。
2.マトリックス
マトリックスは簡単にいうと2軸の表に分けるものです。
表にする場合もあり、座標軸の様に表すこともあります。
ものごとを整理するときに、羅列ではなく、何らかの2つの視点で分けるとスッキリ整理できます。
私は、何かをまとめる時は、マトリックスでまとめられないかをまず考えてます。
4.SWOT分析
コンサルタントとしてよく使っていたものです。
S=強み、W＝弱み、O＝機会、T＝脅威の要素をそれぞれ掛け合わして、自社の強みを活かすにはどうしたらいいか、最悪の事態を避けるにはどうしたらいいか、などを考える際に使います。
5.バリューチェーン
時間軸に沿って、それぞれの活動がどういう価値を生んでいるのかをみるものです。
ポイントは、時間軸に沿って活動をを並べることです。
これにより、どの工程が影響力を及ぼしているかわかります。
6.３C分析
自社を取り巻く環境をみるときに
- Customer：市場・顧客
- Competitor：競合
- Company：自社
の視点に分けて分析するもので。
”環境”という漠然とした大きいものを見る時に視点を与えてくる助かるツールです。
7.ファイブフォース
３Cと同様に自社の環境、特に脅威について分析する際に
- 業界内での競争
- 業界への新規参入者
- 代替品の存在
- 買い手（顧客）の交渉力
- 売り手（サプライヤー）の交渉力
の５つの脅威に分けけて分析します。
新規参入、新製品（サービス）開発、事業再構築などに助かります。
8.PEST分析
これも環境を分析する時のものです。
上記２つよりは、もっと大きな視点に立ってみるもので、
- Politics：政治
- Economy：経済
- Society：社会
- Technology：技術
の視点です。
世の中、という大きなものを見る時にありがたい視点です。
■フレームワークする際のポイント（注意点）
1.何のフレームワークを使うか最初に気をつける
代表的な８つの視点を上記に挙げさせていただきましたが、
これのどれをつかったらいいのか？というのが一番大事です。
違うツールを使っては、せっかく考えたアウトプットが無駄になってしまいます。
自社の次の一手を見つけたいときは、３C、SWOT分析を使う、
課題を見つけたいときは、ロジックツリーを使う
など、何を求めたいか？というゴールをはっきりさせてから使うフレームワークを使いましょう。
2.MECEで考える
MECEとは、”もれなく、ダブりなく”ということです。
物事を考えて伝える時に、細部ばかりの視点では理解してもらうのは、難しいです。
それとは逆に、大きい視点だけでも難しいのは言うまでもなく、ある一方に偏っていても困ります。
そこで、”もれなく、ダブりなく”ということが大事になってきます。
同じ様なことを指してないか？
他の要素はあるか？
を確認しながらそれぞれの要素をだしてみましょう。
これですっきり！わければ、わかる！
スケジュール管理は、ただ単に仕事が入ったら、スケジュールに入れるのではなく、
仕事の手順などにわけて、それぞれをスケジュールに入れましょう、と案内しました。
この”わける”ということが、スケジュールだけでなく、仕事をする上でもとっても役に立ちます！
どんなことに役立つのか、見てみましょう。
■”分ける”とは、”わかる”こと
まず、わけるの語源を調べてみます。
すると、
わかるは、「わける（分ける）」と同源。
混沌とした物事がきちんと分け離されると、明確になることに由来する。
と記載があります。
（参照：語源由来辞典）
そう！
”わける”と”わかる”は一緒なんです！
ですから、なんかもやもやしたことでも、”わける”と”わかって”くるんです！
コンサル達は、この”わける”ことをしょっちゅうしているので、
「よくわかるなぁ～」と思うかもしれませんが、
これを数多くしているだけなんです（苦笑）。
みなさんも、数をこなせば、何ら問題ありません！
■"分ける"視点をもつと簡単
”わける”と言ってもどうやって”わけて”たらいいのかわからない、、、
そんな時は、いくつかの視点を持っていると簡単にできますよ
(1)流れ
物事には、流れがあります。
その流れの順にわける方法です。
例えば、販促の企画を立てる、とします。
その時の流れは、
①販促目的、ゴールを作る
↓
②販促ターゲットを決める
↓
③販促時期を決める
↓
④販促内容を決める
↓
⑤販促内容に沿って制作物を作る
↓
⑥販促実施
↓
⑦販促振り返り
となります。
この７工程にわけてスケジュールを管理することはもちろん、
それぞれの工程ごとに行うゴール、作業もよりわかりやすくなってきます。
だから、無駄、過小もなくなり、再度戻ってやり直し、もなくなります。
①～④を予め考えておいて、みんなが集まる会議で合意を取れば、
⑤販促物作成へスムーズに進めることができます。
⑤の制作に関わる方のスケジュールを、予め仮押さえしておけば、さらにスムーズに事が進みます。
⑤制作の間に、⑦振り返りに使える集計表を準備しておけば、
⑥実施中に日々の結果を入れるだけで、改めて集計する必要はなく、
⑦振り返りを考える時間に当てられます。
もうひとつ、売上をあげたい、という場合を例に挙げてみましょう。
店舗での売上を例にとると、
①お店の告知をする
↓
②お客様がお店にくる
↓
③お客様が店内を見て買う
↓
④また来店する
という流れが考えられます。
自分のお店では、①～④でどこを強化すればいいのか、検討することができます。
①告知があまりされておらず、知られていないのであれば、SNSなどで告知をしてまず
は知ってもらうことが大事です。
知られているけど②お店に来ないのであれば、入りずらい何かがあるかもしれません。
この様に流れにそって、課題を洗い出し、対策を行うことで売上げアップが図れます。
(2)仕事の種類
仕事も種類がいくつか分かれます。
例えば、
- 自分一人で作業するもの
- 誰かと相談するもの
- 調べること
- 検討・考えること
- 誰かに聞くこと
- 誰かに予め伝えておくこと
などです。
”誰か”の第三者が絡む事は、早めにその人とアポイントを取ることで、
スムーズに事が進みます。
自分一人で行うもので、作業に取り掛かるまでに行うであろう、
3.調べること
4.検討・考えること
は、事前に行っておく必要があり、作業前に済ませておく事が大事です。
（これも流れですね）
(3)構成要素
構成要素とは、「どういうもので成り立っているか」ということです。
例えば、売上を見てみると、次の様にわけられます。
わけた後、それぞれの項目に対して対策を考えることができます。
- 新規客を増やすにはどうしたらいいだろう？
- 既存客を増やすにはどうしたらいいだろう？
- 流出客＝お店に来なくなったお客さんを減らすにはどうしたらいいだろう？
などです。
この様に、ゼロから考えるより、視点をいくつか持っておくと、
すぐ、わけられますので便利です。
■"分ける"からできた！こんなこと！
コンサルは、この分けるをよく使います。
多くは、課題に対して、どうしてその問題が起きるのかを分けることが多いです。
例えば、「どうして売上が下がっているのか？」その原因を突き詰める時に、
上記の売上をさらに分けていきます。
赤枠で囲んでいる新規客を呼ぶ要素をさらに分けて、
- 過去と比較して回数の増減はあるか
- 過去と比較して集客数の増減はどうか
- 他社と比較して回数の差はあるか
- 他社と比較して集客数の差はどうか
を検討していきます。
これを行うことで、みんなが視点を共通にして、話し合えます。
よく会議で見受けられますが、年長者の方が、
「きっと、○○なんだろうな～～～どう思う？」
なんて発言すると、その様な空気になって議論が進んでいく、
という様なことはありません。
具体的に、視点を共通にして、１つ１つ事実に基づいて話し合うことができます。
その結果として、対策のハズレが少なくなります。
つまり、無駄な作業、仕事が減ることになります！
これは大きい！
コンサルは、こんなことばっかりしているので、原因を探るのがちょっと上手いだけです。
■"分ける"をさらに進化！
わける時に、一人でもみんなでも次の様に行うとよく出てきます。
名前を覚えるより、やり方を知っている方が大事です。
(1)KJ法
あるお題について、関連することをポストイットなどにみんながそれぞれ書いて、
発表して行く方法です。
発表する中で、同じものをまとめていくことで、自然と構成要素がまとまっていきます。
(2)ロジックツリー
実は、上図にある売上を分けたものが、ロジックツリーです。
ロジック＝論理的に、ツリー＝木の様に分けていく方法です。
これだと、それぞれの関連がよくわかり、無駄なものがなくなるのがメリットです。
■まとめ
今回は、わけるとわかる、という点についてご案内しました。
わけることで、仕事に無駄がなくなりスケジュール管理も上手になったり、
みんなが同じ視点で物事を把握しやすくなり、課題を見つけ有効な対策を取りやすくなります。
わけ方は、物事の流れや仕事の種類、構成要素などの視点を参考にすることで、
早く簡単にできます。
また、KJ法やロジックツリーなどを使うとより分ける視点が出てきます。
わけるを味方につけて、物事を分かって、スムーズに物事を進めよう！
大事なことに時間を割いている？
実際にスケジュール管理していた方法を案内しました。
段々できるようになってくると出てくるのが？！
やってはいるけど、いまひとつ効果がわからない、、、
ということから不安になってしまいます。
大事なことに時間を使っているか？！が鍵です！
ということで今回は、大事なことに時間使ってる？ということです。
■大事なことって？
例えば、プレイングマネージャーの方が、売上アップの目指しているなら、
通常のオペレーションやマネージメント、事務作業より、
売上アップの活動に多くの時間を割かないと、売上アップはなかなか実現しません。
営業員が、契約件数を伸ばしたいなら、
既存客のメンテナンスや、事務作業、移動時間より
商談時間が一番多くないと契約件数は伸びていきません。
この様に、成果を出したいこと＝多くの時間を割く、ということができているかどうかが大事になります。
先の例でいうと、売上げアップの活動に時間を割かないとならないのに、オペレーションの時間が一番長かったり、商談時間より、移動時間、事務時間の方が長い、なんていうことは案外起きています。
自分が今、成果を出したいことは何か？
つまり、ゴールは何か？です！
■本来の大事なこととは？
今、○○をしないと～～～～、、、
ということと
本来、しなくてはならな大事なことはずれていることが往々にしてあります。
意外と多くは、目の前にある緊急のことに多くの時間を割いていることが多いです。
本来の大事なことの例としては、
- 中期の計画づくり
- スキル磨き
- 人間関係づくり
- トラブル予防
などです。
この大事なことは、その人が置かれてるポジションや時期で変わってくるので一概にこれ！とは言えませんが、総じて、今すぐではないけど、この先必要になってくることです。
これを参考にする考え方は、よく知られた「緊急ー重要マトリックス」です。
私も気を許せば、緊急で重要なこと＝第１領域か、緊急で重要でないこと＝第３領域の時間が多くなってしまう期間があります。
それを防止するために、月に１回は見直しを行ってます。
今月の大事なことは何か？
すぐ後回ししてしまう緊急でないけど重要なこと＝第２領域を確認して、
その時間を優先的に時間を確保するようにしています。
ちなみに、番号が振ってありますが、優先順位です。
ダラダラ時間も、適度な息抜き程度に気をつけたいですね。
■何に時間を使っている？
セミナー等で、上図のうち、どの時間に多く時間を割いているか、お聞きすると、
第１領域が圧倒的で、８０％ぐらい時間を割いている、なんて方もいました。
あなたは、どれくらいでしょう？
マネージメントの父、ピータードラッカーは、
今、何に時間を使っているか図ることからタイムマネージメントは始まる
と言っています。
１ヶ月を区切りとして、自分が何に時間を使っているか、
測ることをオススめします。
最近は、この時間を測るのは簡単になりました。
私が使っていたのは、ATrackerというアプリです。
主な仕事の種類を設定して、仕事を開始する時にボタンを押すだけで、
記録されるので簡単でした。
アップルウォッチのアプリもあるので、なおさら気軽に時間を測れました。
■生産性を測る
仕事の種類ごとに時間が測れれば、生産性を計算することができるので、
自分のスケジュールが高い生産性なのかどうか判断しやすくなります。
生産性とは、「投入した時間のうち、どれだけ有効な効果をもたらしたか」ということです。
これを時間管理に当てはめると、
生産性＝第２領域÷総業務時間
と考えることもできます。
この生産性が高ければ高いほど、大事な仕事をしているということになります。
目安としての絶対数値はないですが、個人的には60％から70％にしたいところです
どんなに少なくとも50％以上でないと、大事なところに時間を費やしているとは言えないでしょう。
■まとめ
スケジュールがうまく行っているかどうかは、生産性が高いかどうかで決まります。
生産性が高いということは、全体の時間の中でどれだけ大事にことに時間を使っているかどうか（＝第二領域÷総業務時間）です。
これを判断するために、
- 月１回程度は、何が大事なことなのか確認する
- 何にどれだけ時間を使ったのか測る
ことをしたいです。
ある時、スケジュール管理の研修をした際に、
「これらのことをやる時間がさらにとられるので、何も解決しないので意味ないです」と言われたことがあります。
確かに今の緊急性の仕事ばかりでは、なかなか時間が割けません。
まずは、緊急性の仕事をかたしてから、今までのことを振り返って取り組んでみてください。
新しいことをやるのに、いきなりベテランの様にはならないですが、やり続けていくとどこかでベテランの領域に行きます！
Let's Try!!!!!
図解！これでわかるスケージュール管理例
スケジュールの仕方を案内してきました
実際、私が覚えた手の頃、どんな風にしていたかをご案内します。
■システム手帳時代
当時、かれこれ？十年前に、システム手帳が流行り、ガジェット好きな私は、当然それに飛びついて使ってました。
その時、役に立ったものは、フランクリンコビー社のものです。
どうして使ったかというと、
1日見開きで、左に、本日のタスクと、バーティカル（縦）型のスケジュール表があり、右にメモ欄になっていたからです。
手帳に落とす流れはこれまで、案内してきたのと変わりません。
(1)仕事が入ったら、(2)手順を軸に考えて分解して、(3)それぞれ実施する日のタスク欄に記入します。
それと合わせて、スケジュールの中でどの時間にやるのかをメモしていきます。
これだけ！
■変更が出たら？
お客様や社内の会議が変更になった時は、そのスケジュールを変更するのであって、タスクは”極力”変更しません。
"極力”と書いたのは、変更先のスケジュールがすでにたの予定でいっぱいだった場合、タスクが溢れてしまいます。
その日は溢れるかもしれませんが、移動した日は空くわけです
。
そこで早速、タスクを移動させて、前倒しで実施します。
これが、手書きでは面倒した、、、
お客様、取引様との時間はあまり変更はないですが、社内の会議などは変更が用意なこともあり、あれーまたかということがあった記憶です
■色分けでで一目でわかる
スケジュールをしていく際に、どんなことに時間を費やしているか一目でわかるように3色くらいに色分けしていました。
赤；お客さん、取引先さんとの時間
緑；社内会議
黒；自分の作業、経費精算などの事務作業、メール等のチェック
お客さんとの時間＝赤は、本来費やすべき有効な時間ですが、赤が少ないというのは、あまり生産性の高い仕事といえません。
特に黒ばっかりというのは、必要な仕事ですが、直接的には生産性が高いといえませんので、どう黒色時間を減らそうか考えました。
例えば、経費精算は、帰路の移動中に行う、提案書は移動中に考えて携帯などにメモをして、パソコンを開けたらすぐに書き出す、メンバーへの日報の返信は、通勤電車の中で行う、自分の日報は帰りの電車の中で書くなどです。
今でも、フランクリンコビー社の手帳は健在ですし、ほぼ日手帳でも可能です。
■Googleスケジュールで変更も簡単に！
今はどうしているかというと、やっぱりGoogleスケジュールです。
変更がメチャ便利です！
Googleスケジュールでのやり方は、上記と同じです。
仕事がきたら、タスクにわけて、それを実施する日にいれていく。
しかも、以前お伝えした、3ヶ月先までの予定時間の確保も簡単です。
■ タイムマネージメントの第一歩は？
因みに、経営の神様、P.F.ドラッカーはタイムマネージメントの第一歩は、
私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする
と言われています。
(「ドラッカー名著集1 経営者の条件」P. F. ドラッカー著／上田 惇生訳 ダイヤモンド社刊 p.46より）
まずは、トライしてみてください。
もう無駄はしない！ その仕事のゴールはなんですか？
業務を割り振った後、スケジュールに当てはめたんだけど、どうしても残業ばっかりしなくてはならない～～～～！！！
なんてことは、残念ながら、よく起こります。
新たな仕事はどんどん発生して、きっちり予定が埋まっているのに、
もうパンク、、、結局、これまでと一緒だからもうしない～～～、、、、
なんてことも、よく目にします.
そんな時は、その仕事のゴールは何か？わかっているか確認してみてください
■ゴールってどんな意味？
まずは、ゴールの定義を確認して行きましょう。
この場合のゴールは、その仕事が“どの水準までできたらOKか”という基準のことです。
頂いた仕事、普段している仕事など様々ですが、その仕事はどの水準までできればOKか、自分の基準、他の人と行っているならその人と同じ水準になっているか確認してみましょう。
■なんでゴールが大事なの？
このゴールを曖昧にしていると、自分は一生懸命やったのに、
ここもうちょっとこうして？
ここまでやらなくても大丈夫だったのに、、、
もう1回やり直し、、、
なんてことが起きます。
その仕事に費やした時間がもったいないことになり、せっかく、割り振ったスケジュール内に収まらなくなります。
過剰な仕事、無駄な範囲まで行う仕事、ダブりの仕事があると、予定の時間内で終わらない、残業しなくちゃならない、なんて起きてしまいます。
■ゴールってどんなもの？
イメージをしやすくするのに、ゴールの例を挙げてみます。
○報告書、提案書の場合
- 営業報告：現状と今後の対策がわかるものをA4 1枚でまとめる
- 研修報告：習ったスキルを活かす業務がわかるものをA4 1枚でまとめる
- クレーム報告：クレームの発生原因とその対策がわかるものをA41枚でまとめる
- 提案書：○％コストダウンをする提案がわかるものをパワーポイントで5枚にまとめる
くれぐれも、”こんなことがあってこうなった”というようなことを連ねた報告書を書いてほしくないです。
それは、状況を説明しているだけで、相手に何をわかってもらいたいのかわかりません。
提案書も自分のサービス、製品だけをアピールするだけの資料を目にする機会がありますが、それでは、相手にとっては“それで、"ウチに何の役に立つの？”となってしまいます。
例を見て、気づきましたね？
”A4で1枚”とか、”パワーポイントで5枚”とか、量のゴールもあります。
これがあることで、過剰、過小の仕事を防げます。
○集計をする場合
例：集計結果からの課題と対策がわかる
集計したり、数値を入力したりすることがありますが、入力、集計はこの後につながる大事な仕事です。
入力、集計した結果、どんなことがわかり、どんな課題があって、どういう対策をとったらいいのか？を考えるのが大事です。
”今日は、集計、入力だけ”、ということもあるかもしれませんが、その作業中に、こんな感じの結果になるのかな？だったらこういう対策かな？など、最後にちょっとだけ振り返ることが大事です。
○会議、打ち合わせの場合
例：来月の販促内容が決まる
社内外問わず、何が決まったのか、曖昧な会議、打ち合わせに同席したことがありますが、なんかもやもやします。
せっかく、数人が集まったのですから、知恵を絞って何か決めて、次の行動に踏み切れるものを決めていかないともったいないです。
情報交換が主で、打ち合わせをすることもありますが、お互い何の情報が入手できたらOKかを詰めておかないと、ただ話しただけとなります。
誤解してほしくないですが、私は、無駄話はとっても有意義だとおもっています。特にコロナになってリモートワーク主になった際に、刺激が少なくなったことによる、アイディアのひらめきが減ってきたと感じました。
アメリカのIT大手がリモートワーク禁止となるのもわかる気がします。
どういう場面で、どんな話しをするかだけだと思っています。
○請求書の発行
例：1時間で20枚を発行する
“作業系“と呼んでいいかもしれませんが、同じ作業の繰り返しが多いものは、量を決めておくのがいいです。
普段よりちょっと高い目標を作っておくことで、どうしたら目標をクリアできるか、何らかの工夫を促すためです。
ミスを無くすには、事前に確認しておく事は何か？など工夫できる部分はあると思います。
■ゴールを確認する視点は？
感覚でやっていると、できるとき、そうでないときの差が激しくなってしまいます。
そんなときに、視点、軸があると助かります。
特に、相手がいる時はなおさらです。
その視点は、
○いつまでに
○どのようなフォーマットで
○どれくらいの量で
○どの水準で
です。
例えば、営業報告であれば、
○いつまでに：来週水曜日までに
○どのようなフォーマットで：報告用フォームで
○どれくらいの量で：A4 1枚
○どの水準で：この2週間の現状を踏まえて、次2週間の対策がわかるもの
という感じです。
■まとめ
今回は、“どの水準までできたらOKか”というゴールを予め決めて、やり直し、過剰、過小な仕事を止めて、無駄を省く、ということをご案内しました。
ゴールを作る視点としては、
○いつまでに
○どのようなフォーマットで
○どれくらいの量で
○どの水準で
を参考にしてください。
ゴールを決めた仕事ができる様になれば、決めたスケジュールの枠で収まる仕事を目指しましょう。
最初から集計の仕方を考えておけば後が楽になる！
- ■集計表の作り方で困った、、、、
- ■集計表の種類
- ■まずはリスト形式で作ろう！
- ■リスト形式から集計表へ
- ■集計表が変更になってもへっちゃら！
- ■集計表からLooker Studioでもっと便利に！
- ■まとめ
■集計表の作り方で困った、、、、
あれ！この集計方法だと、最初から作り直しだわ～～～？！
前に作った表を活かせないかな？！
なんてありますよね
それは、”最初”に集計表の作り方を見直せばOKですよ！
■集計表の種類
まず、集計する際によくつかうものとして、単純に次の３種類があります。
- 単純集計表
よく簡単に集計する際に使うものです。
2.クロス集計表
上記の表を細かくして集計する軸を追加したものです。
3.リスト形式（テーブル形式）
元データが、羅列しているものです。
厳密にいうと単純集計表もクロス集計表も同じ集計表で、リスト形式は”表”になる前 のものですが、今回は話しを単純にしたいので、この様にわけさせていただきました。
よくあるのが、上記１とか２を会議等の提出用に作成して終わりのはずでしたが、３ヶ月後に近しい集計をまたする、なんてことです。
この時は、サクっと作った表を作り直すのが面倒で、最悪の場合、また最初から集計し直し！なんてことがあります。
そんな時は！？
■まずはリスト形式で作ろう！
どんな形であれ、集計する際には、元となるデータが必ずあるはずです。
それをリスト形式で整理しましょう。
最初に整理することで、あとの集計が楽になります！
整理する、というのは、将来の集計の事を考えて、どのような項目で分ければいいのか区分けすることです。
これが一番大事です！
そして次は、入力する形式を統一することです。
例えば先の表でいうと、
・A市、B市のローマ字を半角なのか、全角なのか？
・男性、女性と男、女を混在させない
などです。
最初からこんなことするの？時間かかる～～～～
いやいや、これがあるから後々簡単に集計ができるんだよ
■リスト形式から集計表へ
リスト形式に整理できれば、後は簡単！
集計したい様に、上記の１や２の様に集計すればいいだけです。
例えば、単純集計表の様に、”A市に何人いるか？”を集計するには、
リスト形式とは別のワークシートに集計表を作り、
countif関数でそれぞれの”市”の数を数えれば完成します。
■集計表が変更になってもへっちゃら！
もし、数カ月後に単純集計表から、クロス集計表の様に、集計する項目が増えて報告する事態が発生しても慌てる必要はありません。
元データであるリスト形式はきっちり残っているので、集計項目を追加して、それに対応する関数で集計すれば、最初の元データからやり直す必要がなく、すぐ対応できます。
もちろん、元のデータが増えたとしても、リスト形式で追加していけば、あとは関数が集計してくれます。
■集計表からLooker Studioでもっと便利に！
もし、Googleスプレッドシートを利用してリスト形式で集計していれば、新たに集計表を作らずとも、Locker Studioという機能を使えば自由自在です。
これを使いだしてから、なおさらリスト形式での集計が大事なのがよくわかりました。
Locker Studioとは、Googleの無料のBIツールで、様々なデータの可視化してくれます。
単純集計表、クロス集計表、期間、円グラフなどなど簡単にしてくれるすぐれものです。
中小企業では、これで十分じゃないかと思う程です。
この説明をすると、これだけで終わってしまうので、概略だけ下記に案内動画を載せておきます。
日本語訳を指定して見てみてください。
また、今度案内します！
■まとめ
今回は、集計の仕方を案内しました。
例に出したものは、すごく簡単なものですが、拠点別や商品カテゴリー別売上集計、経費集計などなど随所に、この考えが応用できるものです。
集計は、どこでも必要になるものですが、集計方法をみさせてもらうと、会社、人の特徴がよく現れてます。
私は、どうしてこの集計方法をしたのか？よく現場で聞きますが、ズバッとした回答をもらうことが少ないです。
個人的な考えですが、集計で時間を取る作業を極力なくして、集計からどうするか？を考える時間をもっと取って、次の実行策を準備した方が、よっぽど生産性が高いと思ってます。
集計する際は、最初に整理して、仕組みで集計できるように仕事を組み立ててみてください。
あなたの会社を持続、発展させてくれるものは？ 〜年末年始に毎年読む本から〜
明けましておめでとうございます。
今年もよろしくおねがいします。
年末年始のおやすみ中かと思います。
私もその渦中ですが、この時期に毎年読む１冊の本があります。
その本は、コンサルを始めた２０年以上の本で今は絶版になっている本で、コンサル駆け出しのころは、もう目を皿にして何度も何度も読みました。
別のコンサル会社になってもしばらく読んでいましたが、途中中断してしまいました、
６年くらい前から年末年始のお休み中に読み返すことをしてます。
すると、毎年気づきが違うんです。
きっと、その時の自分の気になっているテーマが引っかかるのだと推測します。
目次の質問形式のタイトルを見ていくと、自然と本から今の自分に問いかけられている様で、この一年、こんなこと忘れて仕事してきたんだな、、、、と反省が自然と出てきます。
そして新年は、気になった問いかけを忘れずにお客さんと自分に向き合おうと勇気をもらっています。
今年気になったのは？
あなたの会社の維持と発展を保証する最も重要なものは何か？
です
「維持と発展」をさせてくれるものってなんだろう？
即答できますか？
確かに、即答するには難しく、まだ”利益を確保するもの”であれば答えられそうなことだけど、「維持と発展」となるとなかなか出てこない自分がいました。
”利益を確保”するものと、”維持・発展を確保”するものの、差は大きいです！
利益を確保するものは、例えば、”●●店の売上？円とFL比率？％をキープできるマネージメント”、などとすぐ考えられます。
ところが、維持・発展を確保するものというのは、”●●の仕入れと調理技術”、など事業の核となる独自のノウハウです。
利益を確保することは、当然、大事なことですが、それだけでは、長期的に渡って、維持・発展ができるか、というと若干違います。
ちょっと先読みしながら、世の中、市場の動きにあわせて組織形態、従業員の能力、ターゲットからくる新市場への挑戦をしていかないと、発展もそうですが、維持すらできない状況になってしまいます。
しかしながら、中小企業を実際にみていると、自分の事業の核はあまり考えられていないのが実情かもしれません。
目先の飯の種を追い求めて、社長はじめ、あっちいったりこっちいったりしていて、極論、自分たち、中小企業は事業の核となる独自のものなんて作れないし、もてない、と諦めている、考えもしない、ということが多いです。
毎年、同じ売上の幅で、同じ様な経費比率で、結果として同じ様な利益の繰り返しというところが多いです。
２０２２年の円安に端を発した値上げを予測して準備していた人はどれだけいるでしょうか？
さすがに、私はできていた、という人はほぼいないのではないでしょう。
売上を今の1.2倍にするにはどうしたらいいか？
同じ人員数で仕事時間を80％にするにはどうしたらいいか？
など、円安などこなくとも、チャレンジすることが、結果として維持・発展の核を作りだします。
この過程で、もうこれ以上はできない、と発想しないことです。
ぞうきんを絞り出すことを続けている自動車メーカーを見ればわかることでしょう。
今回は、毎年読む本から
あなたの会社の維持と発展を保証する最も重要なものは何か？
を考えてみました。
あなたの会社でも考えてみてはどうでしょうか？
