これですっきり！わければ、わかる！
スケジュール管理は、ただ単に仕事が入ったら、スケジュールに入れるのではなく、
仕事の手順などにわけて、それぞれをスケジュールに入れましょう、と案内しました。
この”わける”ということが、スケジュールだけでなく、仕事をする上でもとっても役に立ちます！
どんなことに役立つのか、見てみましょう。
■”分ける”とは、”わかる”こと
まず、わけるの語源を調べてみます。
すると、
わかるは、「わける（分ける）」と同源。
混沌とした物事がきちんと分け離されると、明確になることに由来する。
と記載があります。
（参照：語源由来辞典）
そう！
”わける”と”わかる”は一緒なんです！
ですから、なんかもやもやしたことでも、”わける”と”わかって”くるんです！
コンサル達は、この”わける”ことをしょっちゅうしているので、
「よくわかるなぁ～」と思うかもしれませんが、
これを数多くしているだけなんです（苦笑）。
みなさんも、数をこなせば、何ら問題ありません！
■"分ける"視点をもつと簡単
”わける”と言ってもどうやって”わけて”たらいいのかわからない、、、
そんな時は、いくつかの視点を持っていると簡単にできますよ
(1)流れ
物事には、流れがあります。
その流れの順にわける方法です。
例えば、販促の企画を立てる、とします。
その時の流れは、
①販促目的、ゴールを作る
↓
②販促ターゲットを決める
↓
③販促時期を決める
↓
④販促内容を決める
↓
⑤販促内容に沿って制作物を作る
↓
⑥販促実施
↓
⑦販促振り返り
となります。
この７工程にわけてスケジュールを管理することはもちろん、
それぞれの工程ごとに行うゴール、作業もよりわかりやすくなってきます。
だから、無駄、過小もなくなり、再度戻ってやり直し、もなくなります。
①～④を予め考えておいて、みんなが集まる会議で合意を取れば、
⑤販促物作成へスムーズに進めることができます。
⑤の制作に関わる方のスケジュールを、予め仮押さえしておけば、さらにスムーズに事が進みます。
⑤制作の間に、⑦振り返りに使える集計表を準備しておけば、
⑥実施中に日々の結果を入れるだけで、改めて集計する必要はなく、
⑦振り返りを考える時間に当てられます。
もうひとつ、売上をあげたい、という場合を例に挙げてみましょう。
店舗での売上を例にとると、
①お店の告知をする
↓
②お客様がお店にくる
↓
③お客様が店内を見て買う
↓
④また来店する
という流れが考えられます。
自分のお店では、①～④でどこを強化すればいいのか、検討することができます。
①告知があまりされておらず、知られていないのであれば、SNSなどで告知をしてまず
は知ってもらうことが大事です。
知られているけど②お店に来ないのであれば、入りずらい何かがあるかもしれません。
この様に流れにそって、課題を洗い出し、対策を行うことで売上げアップが図れます。
(2)仕事の種類
仕事も種類がいくつか分かれます。
例えば、
- 自分一人で作業するもの
- 誰かと相談するもの
- 調べること
- 検討・考えること
- 誰かに聞くこと
- 誰かに予め伝えておくこと
などです。
”誰か”の第三者が絡む事は、早めにその人とアポイントを取ることで、
スムーズに事が進みます。
自分一人で行うもので、作業に取り掛かるまでに行うであろう、
3.調べること
4.検討・考えること
は、事前に行っておく必要があり、作業前に済ませておく事が大事です。
（これも流れですね）
(3)構成要素
構成要素とは、「どういうもので成り立っているか」ということです。
例えば、売上を見てみると、次の様にわけられます。
わけた後、それぞれの項目に対して対策を考えることができます。
- 新規客を増やすにはどうしたらいいだろう？
- 既存客を増やすにはどうしたらいいだろう？
- 流出客＝お店に来なくなったお客さんを減らすにはどうしたらいいだろう？
などです。
この様に、ゼロから考えるより、視点をいくつか持っておくと、
すぐ、わけられますので便利です。
■"分ける"からできた！こんなこと！
コンサルは、この分けるをよく使います。
多くは、課題に対して、どうしてその問題が起きるのかを分けることが多いです。
例えば、「どうして売上が下がっているのか？」その原因を突き詰める時に、
上記の売上をさらに分けていきます。
赤枠で囲んでいる新規客を呼ぶ要素をさらに分けて、
- 過去と比較して回数の増減はあるか
- 過去と比較して集客数の増減はどうか
- 他社と比較して回数の差はあるか
- 他社と比較して集客数の差はどうか
を検討していきます。
これを行うことで、みんなが視点を共通にして、話し合えます。
よく会議で見受けられますが、年長者の方が、
「きっと、○○なんだろうな～～～どう思う？」
なんて発言すると、その様な空気になって議論が進んでいく、
という様なことはありません。
具体的に、視点を共通にして、１つ１つ事実に基づいて話し合うことができます。
その結果として、対策のハズレが少なくなります。
つまり、無駄な作業、仕事が減ることになります！
これは大きい！
コンサルは、こんなことばっかりしているので、原因を探るのがちょっと上手いだけです。
■"分ける"をさらに進化！
わける時に、一人でもみんなでも次の様に行うとよく出てきます。
名前を覚えるより、やり方を知っている方が大事です。
(1)KJ法
あるお題について、関連することをポストイットなどにみんながそれぞれ書いて、
発表して行く方法です。
発表する中で、同じものをまとめていくことで、自然と構成要素がまとまっていきます。
(2)ロジックツリー
実は、上図にある売上を分けたものが、ロジックツリーです。
ロジック＝論理的に、ツリー＝木の様に分けていく方法です。
これだと、それぞれの関連がよくわかり、無駄なものがなくなるのがメリットです。
■まとめ
今回は、わけるとわかる、という点についてご案内しました。
わけることで、仕事に無駄がなくなりスケジュール管理も上手になったり、
みんなが同じ視点で物事を把握しやすくなり、課題を見つけ有効な対策を取りやすくなります。
わけ方は、物事の流れや仕事の種類、構成要素などの視点を参考にすることで、
早く簡単にできます。
また、KJ法やロジックツリーなどを使うとより分ける視点が出てきます。
わけるを味方につけて、物事を分かって、スムーズに物事を進めよう！
