最初から集計の仕方を考えておけば後が楽になる！
- ■集計表の作り方で困った、、、、
- ■集計表の種類
- ■まずはリスト形式で作ろう！
- ■リスト形式から集計表へ
- ■集計表が変更になってもへっちゃら！
- ■集計表からLooker Studioでもっと便利に！
- ■まとめ
■集計表の作り方で困った、、、、
あれ！この集計方法だと、最初から作り直しだわ～～～？！
前に作った表を活かせないかな？！
なんてありますよね
それは、”最初”に集計表の作り方を見直せばOKですよ！
■集計表の種類
まず、集計する際によくつかうものとして、単純に次の３種類があります。
- 単純集計表
よく簡単に集計する際に使うものです。
2.クロス集計表
上記の表を細かくして集計する軸を追加したものです。
3.リスト形式（テーブル形式）
元データが、羅列しているものです。
厳密にいうと単純集計表もクロス集計表も同じ集計表で、リスト形式は”表”になる前 のものですが、今回は話しを単純にしたいので、この様にわけさせていただきました。
よくあるのが、上記１とか２を会議等の提出用に作成して終わりのはずでしたが、３ヶ月後に近しい集計をまたする、なんてことです。
この時は、サクっと作った表を作り直すのが面倒で、最悪の場合、また最初から集計し直し！なんてことがあります。
そんな時は！？
■まずはリスト形式で作ろう！
どんな形であれ、集計する際には、元となるデータが必ずあるはずです。
それをリスト形式で整理しましょう。
最初に整理することで、あとの集計が楽になります！
整理する、というのは、将来の集計の事を考えて、どのような項目で分ければいいのか区分けすることです。
これが一番大事です！
そして次は、入力する形式を統一することです。
例えば先の表でいうと、
・A市、B市のローマ字を半角なのか、全角なのか？
・男性、女性と男、女を混在させない
などです。
最初からこんなことするの？時間かかる～～～～
いやいや、これがあるから後々簡単に集計ができるんだよ
■リスト形式から集計表へ
リスト形式に整理できれば、後は簡単！
集計したい様に、上記の１や２の様に集計すればいいだけです。
例えば、単純集計表の様に、”A市に何人いるか？”を集計するには、
リスト形式とは別のワークシートに集計表を作り、
countif関数でそれぞれの”市”の数を数えれば完成します。
■集計表が変更になってもへっちゃら！
もし、数カ月後に単純集計表から、クロス集計表の様に、集計する項目が増えて報告する事態が発生しても慌てる必要はありません。
元データであるリスト形式はきっちり残っているので、集計項目を追加して、それに対応する関数で集計すれば、最初の元データからやり直す必要がなく、すぐ対応できます。
もちろん、元のデータが増えたとしても、リスト形式で追加していけば、あとは関数が集計してくれます。
■集計表からLooker Studioでもっと便利に！
もし、Googleスプレッドシートを利用してリスト形式で集計していれば、新たに集計表を作らずとも、Locker Studioという機能を使えば自由自在です。
これを使いだしてから、なおさらリスト形式での集計が大事なのがよくわかりました。
Locker Studioとは、Googleの無料のBIツールで、様々なデータの可視化してくれます。
単純集計表、クロス集計表、期間、円グラフなどなど簡単にしてくれるすぐれものです。
中小企業では、これで十分じゃないかと思う程です。
この説明をすると、これだけで終わってしまうので、概略だけ下記に案内動画を載せておきます。
日本語訳を指定して見てみてください。
また、今度案内します！
■まとめ
今回は、集計の仕方を案内しました。
例に出したものは、すごく簡単なものですが、拠点別や商品カテゴリー別売上集計、経費集計などなど随所に、この考えが応用できるものです。
集計は、どこでも必要になるものですが、集計方法をみさせてもらうと、会社、人の特徴がよく現れてます。
私は、どうしてこの集計方法をしたのか？よく現場で聞きますが、ズバッとした回答をもらうことが少ないです。
個人的な考えですが、集計で時間を取る作業を極力なくして、集計からどうするか？を考える時間をもっと取って、次の実行策を準備した方が、よっぽど生産性が高いと思ってます。
集計する際は、最初に整理して、仕組みで集計できるように仕事を組み立ててみてください。
