大事なことに時間を割いている?
実際にスケジュール管理していた方法を案内しました。
段々できるようになってくると出てくるのが?!
やってはいるけど、いまひとつ効果がわからない、、、
ということから不安になってしまいます。
大事なことに時間を使っているか?!が鍵です!
ということで今回は、大事なことに時間使ってる?ということです。
■大事なことって?
例えば、プレイングマネージャーの方が、売上アップの目指しているなら、
通常のオペレーションやマネージメント、事務作業より、
売上アップの活動に多くの時間を割かないと、売上アップはなかなか実現しません。
営業員が、契約件数を伸ばしたいなら、
既存客のメンテナンスや、事務作業、移動時間より
商談時間が一番多くないと契約件数は伸びていきません。
この様に、成果を出したいこと=多くの時間を割く、ということができているかどうかが大事になります。
先の例でいうと、売上げアップの活動に時間を割かないとならないのに、オペレーションの時間が一番長かったり、商談時間より、移動時間、事務時間の方が長い、なんていうことは案外起きています。
自分が今、成果を出したいことは何か?
つまり、ゴールは何か?です!
■本来の大事なこととは?
今、○○をしないと~~~~、、、
ということと
本来、しなくてはならな大事なことはずれていることが往々にしてあります。
意外と多くは、目の前にある緊急のことに多くの時間を割いていることが多いです。
本来の大事なことの例としては、
- 中期の計画づくり
- スキル磨き
- 人間関係づくり
- トラブル予防
などです。
この大事なことは、その人が置かれてるポジションや時期で変わってくるので一概にこれ!とは言えませんが、総じて、今すぐではないけど、この先必要になってくることです。
これを参考にする考え方は、よく知られた「緊急ー重要マトリックス」です。
私も気を許せば、緊急で重要なこと=第1領域か、緊急で重要でないこと=第3領域の時間が多くなってしまう期間があります。
それを防止するために、月に1回は見直しを行ってます。
今月の大事なことは何か?
すぐ後回ししてしまう緊急でないけど重要なこと=第2領域を確認して、
その時間を優先的に時間を確保するようにしています。
ちなみに、番号が振ってありますが、優先順位です。
ダラダラ時間も、適度な息抜き程度に気をつけたいですね。
■何に時間を使っている?
セミナー等で、上図のうち、どの時間に多く時間を割いているか、お聞きすると、
第1領域が圧倒的で、80%ぐらい時間を割いている、なんて方もいました。
あなたは、どれくらいでしょう?
マネージメントの父、ピータードラッカーは、
今、何に時間を使っているか図ることからタイムマネージメントは始まる
と言っています。
1ヶ月を区切りとして、自分が何に時間を使っているか、
測ることをオススめします。
最近は、この時間を測るのは簡単になりました。
私が使っていたのは、ATrackerというアプリです。
主な仕事の種類を設定して、仕事を開始する時にボタンを押すだけで、
記録されるので簡単でした。
アップルウォッチのアプリもあるので、なおさら気軽に時間を測れました。
■生産性を測る
仕事の種類ごとに時間が測れれば、生産性を計算することができるので、
自分のスケジュールが高い生産性なのかどうか判断しやすくなります。
生産性とは、「投入した時間のうち、どれだけ有効な効果をもたらしたか」ということです。
これを時間管理に当てはめると、
生産性=第2領域÷総業務時間
と考えることもできます。
この生産性が高ければ高いほど、大事な仕事をしているということになります。
目安としての絶対数値はないですが、個人的には60%から70%にしたいところです
どんなに少なくとも50%以上でないと、大事なところに時間を費やしているとは言えないでしょう。
■まとめ
スケジュールがうまく行っているかどうかは、生産性が高いかどうかで決まります。
生産性が高いということは、全体の時間の中でどれだけ大事にことに時間を使っているかどうか(=第二領域÷総業務時間)です。
これを判断するために、
- 月1回程度は、何が大事なことなのか確認する
- 何にどれだけ時間を使ったのか測る
ことをしたいです。
ある時、スケジュール管理の研修をした際に、
「これらのことをやる時間がさらにとられるので、何も解決しないので意味ないです」と言われたことがあります。
確かに今の緊急性の仕事ばかりでは、なかなか時間が割けません。
まずは、緊急性の仕事をかたしてから、今までのことを振り返って取り組んでみてください。
新しいことをやるのに、いきなりベテランの様にはならないですが、やり続けていくとどこかでベテランの領域に行きます!
Let's Try!!!!!