こんなに違う？！時間の使い方 その１

コンサル業界に入って、最初にびっくりしたのは、時間の使い方方でした。

それまでも、周りよりひどいことはないと勝手に思っていましたので、気にする事はなかったですが、こんなに違うんだ！と思ったのを覚えています。

何が違うか？

■時間を守る

当たり前のことなんですが、会議の始まりが5分遅くなる、終わりも同様で5分、10分遅くなるなんてことないですか？

お客さんのところへお伺いした際に、ちょこちょこ見受けられるので、案外あると思います。

5分程度なら多く確率であって、そこに違和感がなくなっている雰囲気がします。

あと、時間を”期限”と捉えて、提出物が期限通りに出てこない、なんてないですか？

お客さんに宿題をお願いして、期限通りに出てこなくて、催促することがあります。

決まって「現場が忙しくて出せませんでした、すみません、すぐ出します」という言葉が返ってきます。

戯言ですが、相手の仕事も忙しいと思ったから、2週間の余裕を持たせた上で、できるかどうか確認しているのに、、、大概、確認の時は「1週間後には出せます」なんて言ってもらえるんですが、出てきたアウトプットはやっつけ資料でやり直しが多いです、、、。

時間は24時間で有限です。

これは、誰しもが同じ公平な条件です。

であれば、1分の大事さがどれだけか？！

しかも、自分と相手、関わっている人達の全員の時間を奪っています。

例えば、

5人の会議で、開始が5分遅れ、終わりが15分伸びたとします。

すると、

5人×5分+5人×15分=100分=1時間40分

の時間を奪っているということになります。

では、期限が1週間遅れると、、、、

5人のPJだとして、

5人×24時間×7日=840時間

の遅れです、、、、。

最近は、残業するのも大変なので、1分の重みは深刻のハズなんですが、、、。

大概、こういう会社は、残業が多い、もしくは、計画通りに進まない、ということが問題として経営陣から上がってきます。

期限遅れの常習者は、出張申請や立替申請なども遅れます。

コンサル会社では、遅れなんてもってのほかでした。

とはいっても会議が、遅れるなんてことあるじゃないですか？

と思うかもしれません。

確かにありますが、それは遅れる会議内容かもしれないと、予め察知がつきますし、かといって大幅に時間が伸びることはないです。

予定時間内に終わらせるように、参加メンバーそれぞれが準備をしてますし、

ファシリテーターも時間内に終わる様に議論を整理して進めます。

これは、物事を進めるチカラを養うのにとっても役に立ちます。

ならどうしたらいいか？

■スキマ時間で即時処理

まず違いは、スキマ時間の使い方です。

出張申請や立替申請を、明日、出社してデスクてしようと思って先延ばしするのか、

その日のうちにするのかで変わります。

申請事態は、ものの3〜5分あればおわります。

これをデスクですると、思い出したり、声をかけられたりして、手が止まるため、10分かかったりします。

同様に、メンバーの勤怠情報など、確認が1〜2分で、終わるものを、締め日前にすると1時間はかかります。

締め日は他にもやる事あるので、手薄になる上に、不備があって確認などあったら、時間がどんどんかかります。

このような1回の時間は大したことないが、まとまって処理すると時間単位になってしまうようなことは、即時処理をします。

メール、チャットの確認、返信、電話応対など、５～１０分あればできるようなことを、どんどん即時処理で片付けていきます。

会議が始まる数分前には席についておき、作成する資料のほんのヒコトマをまとめたり、、、、

メルマガや寄稿の文章をちょっとメモしたり、、、

これがうまい方が多いです。

PCやタブレット、携帯は手放さず、即時処理用にどんどん使っています。

この癖がつくことで、デスクではまとまった時間が取れることで、しっかりとしたアウトプットができる時間の確保ができます。

スキマ時間で即時処理してみましょう！