もう無駄はしない！ その仕事のゴールはなんですか？
業務を割り振った後、スケジュールに当てはめたんだけど、どうしても残業ばっかりしなくてはならない～～～～！！！
なんてことは、残念ながら、よく起こります。
新たな仕事はどんどん発生して、きっちり予定が埋まっているのに、
もうパンク、、、結局、これまでと一緒だからもうしない～～～、、、、
なんてことも、よく目にします.
そんな時は、その仕事のゴールは何か？わかっているか確認してみてください
■ゴールってどんな意味？
まずは、ゴールの定義を確認して行きましょう。
この場合のゴールは、その仕事が“どの水準までできたらOKか”という基準のことです。
頂いた仕事、普段している仕事など様々ですが、その仕事はどの水準までできればOKか、自分の基準、他の人と行っているならその人と同じ水準になっているか確認してみましょう。
■なんでゴールが大事なの？
このゴールを曖昧にしていると、自分は一生懸命やったのに、
ここもうちょっとこうして？
ここまでやらなくても大丈夫だったのに、、、
もう1回やり直し、、、
なんてことが起きます。
その仕事に費やした時間がもったいないことになり、せっかく、割り振ったスケジュール内に収まらなくなります。
過剰な仕事、無駄な範囲まで行う仕事、ダブりの仕事があると、予定の時間内で終わらない、残業しなくちゃならない、なんて起きてしまいます。
■ゴールってどんなもの？
イメージをしやすくするのに、ゴールの例を挙げてみます。
○報告書、提案書の場合
- 営業報告：現状と今後の対策がわかるものをA4 1枚でまとめる
- 研修報告：習ったスキルを活かす業務がわかるものをA4 1枚でまとめる
- クレーム報告：クレームの発生原因とその対策がわかるものをA41枚でまとめる
- 提案書：○％コストダウンをする提案がわかるものをパワーポイントで5枚にまとめる
くれぐれも、”こんなことがあってこうなった”というようなことを連ねた報告書を書いてほしくないです。
それは、状況を説明しているだけで、相手に何をわかってもらいたいのかわかりません。
提案書も自分のサービス、製品だけをアピールするだけの資料を目にする機会がありますが、それでは、相手にとっては“それで、"ウチに何の役に立つの？”となってしまいます。
例を見て、気づきましたね？
”A4で1枚”とか、”パワーポイントで5枚”とか、量のゴールもあります。
これがあることで、過剰、過小の仕事を防げます。
○集計をする場合
例：集計結果からの課題と対策がわかる
集計したり、数値を入力したりすることがありますが、入力、集計はこの後につながる大事な仕事です。
入力、集計した結果、どんなことがわかり、どんな課題があって、どういう対策をとったらいいのか？を考えるのが大事です。
”今日は、集計、入力だけ”、ということもあるかもしれませんが、その作業中に、こんな感じの結果になるのかな？だったらこういう対策かな？など、最後にちょっとだけ振り返ることが大事です。
○会議、打ち合わせの場合
例：来月の販促内容が決まる
社内外問わず、何が決まったのか、曖昧な会議、打ち合わせに同席したことがありますが、なんかもやもやします。
せっかく、数人が集まったのですから、知恵を絞って何か決めて、次の行動に踏み切れるものを決めていかないともったいないです。
情報交換が主で、打ち合わせをすることもありますが、お互い何の情報が入手できたらOKかを詰めておかないと、ただ話しただけとなります。
誤解してほしくないですが、私は、無駄話はとっても有意義だとおもっています。特にコロナになってリモートワーク主になった際に、刺激が少なくなったことによる、アイディアのひらめきが減ってきたと感じました。
アメリカのIT大手がリモートワーク禁止となるのもわかる気がします。
どういう場面で、どんな話しをするかだけだと思っています。
○請求書の発行
例：1時間で20枚を発行する
“作業系“と呼んでいいかもしれませんが、同じ作業の繰り返しが多いものは、量を決めておくのがいいです。
普段よりちょっと高い目標を作っておくことで、どうしたら目標をクリアできるか、何らかの工夫を促すためです。
ミスを無くすには、事前に確認しておく事は何か？など工夫できる部分はあると思います。
■ゴールを確認する視点は？
感覚でやっていると、できるとき、そうでないときの差が激しくなってしまいます。
そんなときに、視点、軸があると助かります。
特に、相手がいる時はなおさらです。
その視点は、
○いつまでに
○どのようなフォーマットで
○どれくらいの量で
○どの水準で
です。
例えば、営業報告であれば、
○いつまでに：来週水曜日までに
○どのようなフォーマットで：報告用フォームで
○どれくらいの量で：A4 1枚
○どの水準で：この2週間の現状を踏まえて、次2週間の対策がわかるもの
という感じです。
■まとめ
今回は、“どの水準までできたらOKか”というゴールを予め決めて、やり直し、過剰、過小な仕事を止めて、無駄を省く、ということをご案内しました。
ゴールを作る視点としては、
○いつまでに
○どのようなフォーマットで
○どれくらいの量で
○どの水準で
を参考にしてください。
ゴールを決めた仕事ができる様になれば、決めたスケジュールの枠で収まる仕事を目指しましょう。
