図解!これでわかるスケージュール管理例
スケジュールの仕方を案内してきました
実際、私が覚えた手の頃、どんな風にしていたかをご案内します。
■システム手帳時代
当時、かれこれ?十年前に、システム手帳が流行り、ガジェット好きな私は、当然それに飛びついて使ってました。
その時、役に立ったものは、フランクリンコビー社のものです。
どうして使ったかというと、
1日見開きで、左に、本日のタスクと、バーティカル(縦)型のスケジュール表があり、右にメモ欄になっていたからです。
手帳に落とす流れはこれまで、案内してきたのと変わりません。
(1)仕事が入ったら、(2)手順を軸に考えて分解して、(3)それぞれ実施する日のタスク欄に記入します。
それと合わせて、スケジュールの中でどの時間にやるのかをメモしていきます。
これだけ!
■変更が出たら?
お客様や社内の会議が変更になった時は、そのスケジュールを変更するのであって、タスクは”極力”変更しません。
"極力”と書いたのは、変更先のスケジュールがすでにたの予定でいっぱいだった場合、タスクが溢れてしまいます。
その日は溢れるかもしれませんが、移動した日は空くわけです
。
そこで早速、タスクを移動させて、前倒しで実施します。
これが、手書きでは面倒した、、、
お客様、取引様との時間はあまり変更はないですが、社内の会議などは変更が用意なこともあり、あれーまたかということがあった記憶です
■色分けでで一目でわかる
スケジュールをしていく際に、どんなことに時間を費やしているか一目でわかるように3色くらいに色分けしていました。
赤;お客さん、取引先さんとの時間
緑;社内会議
黒;自分の作業、経費精算などの事務作業、メール等のチェック
お客さんとの時間=赤は、本来費やすべき有効な時間ですが、赤が少ないというのは、あまり生産性の高い仕事といえません。
特に黒ばっかりというのは、必要な仕事ですが、直接的には生産性が高いといえませんので、どう黒色時間を減らそうか考えました。
例えば、経費精算は、帰路の移動中に行う、提案書は移動中に考えて携帯などにメモをして、パソコンを開けたらすぐに書き出す、メンバーへの日報の返信は、通勤電車の中で行う、自分の日報は帰りの電車の中で書くなどです。
今でも、フランクリンコビー社の手帳は健在ですし、ほぼ日手帳でも可能です。
■Googleスケジュールで変更も簡単に!
今はどうしているかというと、やっぱりGoogleスケジュールです。
変更がメチャ便利です!
Googleスケジュールでのやり方は、上記と同じです。
仕事がきたら、タスクにわけて、それを実施する日にいれていく。
しかも、以前お伝えした、3ヶ月先までの予定時間の確保も簡単です。
■ タイムマネージメントの第一歩は?
因みに、経営の神様、P.F.ドラッカーはタイムマネージメントの第一歩は、
私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする
と言われています。
(「ドラッカー名著集1 経営者の条件」P. F. ドラッカー著/上田 惇生訳 ダイヤモンド社刊 p.46より)
まずは、トライしてみてください。