誰でもなれるコンサル思考術

凡人がコンサルになって20年以上続けられているノウハウ公開

図解!これでわかるスケージュール管理例

スケジュールの仕方を案内してきました

 

businessskills.hatenablog.com

 

実際、私が覚えた手の頃、どんな風にしていたかをご案内します。

 

 

 

■システム手帳時代

 

当時、かれこれ?十年前に、システム手帳が流行り、ガジェット好きな私は、当然それに飛びついて使ってました。

 

その時、役に立ったものは、フランクリンコビー社のものです。

どうして使ったかというと、
1日見開きで、左に、本日のタスクと、バーティカル(縦)型のスケジュール表があり、右にメモ欄になっていたからです。

 

システム手帳

手帳に落とす流れはこれまで、案内してきたのと変わりません。

(1)仕事が入ったら、(2)手順を軸に考えて分解して、(3)それぞれ実施する日のタスク欄に記入します。


それと合わせて、スケジュールの中でどの時間にやるのかをメモしていきます。

 

これだけ!

 

 

■変更が出たら?

 

お客様や社内の会議が変更になった時は、そのスケジュールを変更するのであって、タスクは”極力”変更しません。

 

"極力”と書いたのは、変更先のスケジュールがすでにたの予定でいっぱいだった場合、タスクが溢れてしまいます。

その日は溢れるかもしれませんが、移動した日は空くわけです

そこで早速、タスクを移動させて、前倒しで実施します。
これが、手書きでは面倒した、、、

 

お客様、取引様との時間はあまり変更はないですが、社内の会議などは変更が用意なこともあり、あれーまたかということがあった記憶です

 

■色分けでで一目でわかる

 

スケジュールをしていく際に、どんなことに時間を費やしているか一目でわかるように3色くらいに色分けしていました。

 

;お客さん、取引先さんとの時間
;社内会議
黒;自分の作業、経費精算などの事務作業、メール等のチェック

 

お客さんとの時間=赤は、本来費やすべき有効な時間ですが、赤が少ないというのは、あまり生産性の高い仕事といえません。

 

特に黒ばっかりというのは、必要な仕事ですが、直接的には生産性が高いといえませんので、どう黒色時間を減らそうか考えました。


例えば、経費精算は、帰路の移動中に行う、提案書は移動中に考えて携帯などにメモをして、パソコンを開けたらすぐに書き出す、メンバーへの日報の返信は、通勤電車の中で行う、自分の日報は帰りの電車の中で書くなどです。

 

今でも、フランクリンコビー社の手帳は健在ですし、ほぼ日手帳でも可能です。

 

Googleスケジュールで変更も簡単に!

 

今はどうしているかというと、やっぱりGoogleスケジュールです。


変更がメチャ便利です!

 

Googleスケジュールでのやり方は、上記と同じです。
仕事がきたら、タスクにわけて、それを実施する日にいれていく。

 

Googleスケジュール

しかも、以前お伝えした、3ヶ月先までの予定時間の確保も簡単です。

 

■ タイムマネージメントの第一歩は?

 

因みに、経営の神様、P.F.ドラッカーはタイムマネージメントの第一歩は、

私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする

と言われています。

(「ドラッカー名著集1 経営者の条件」P. F. ドラッカー著/上田 惇生訳 ダイヤモンド社刊 p.46より)

 

まずは、トライしてみてください。