こんなに違う？！時間の使い方 ～3ヶ月先の今日は何をしてますか？～
コンサル業界に入って、最初にびっくりしたのは、時間の使い方方でした。
それまでも、周りよりひどいことはないと勝手に思っていましたので、気にする事はなかったですが、こんなに違うんだ！と思ったのを覚えています。
いきなり質問です。
3ヶ月後の第三水曜日の午後15時30分から1時間は何してる予定ですか？
”たまたま予定が入っていた”というのではなく、その前後の時間も含めて、
だいたいこんなことしてる、という様に決めてる方は、
時間、期限を守っている方でしょう。
そうでない方は、残念ながら、その場その場、
せめて1ヶ月以内の動きで終わってしまってる方で、
すぐ物事で一杯になったりして、期限遅れもあるかもしれません。
あなたはどちらだったでしょうか？
前に書きましたが、コンサル以前の事業会社時代では、比較的仕事をしている方（苦笑）だったので、あまりスケジュール管理は意識してませんでした。
だいたい、この時期にこんな仕事をして、、、
だったら今のうちにここまで仕事をして置かないとな、
という程度でした。
■ 覚えた経緯
ところが、コンサル会社に入ったら、先の先まで時間管理をしてびっくりしました。
そんな先までやること決まる？？？？と思ったのを忘れません。
しかも、会社では「3ヶ月の先まで15分単位でスケジューリングしよう」と躾けられてなんともこれも苦労しました。
理由は単純で、そんな先まで想像できない、でした、、、、汗
どうにかこうにか追いつけている様になって来た頃に、
あるプロジェクトの進捗会議の議事録を10ヶ月分先まで用意すること、とお達しがきました。
最初の2〜3カ月はどうにか、想像して議事録をつくれましたが、
6カ月後、10ヶ月後なんて、わかるわけない！
ですから、”先週の振り返り”などという当たり前のことを書いてました。
そうしたら、「これでは甘い、、、、何の振り返りが具体的にして」、と言われました。
そこから述べ3日間考えて、この時はこんな進捗になってるはずだから、こんなテーマを確認するんだなと、頭から血がでるんじゃないかと思うくらい考えて作り直しました。
結果、OKをもらい、プロジェクトへ入っていきました。
当然、例の議事録モデルを使っていまいしたので、その時の議題になっているかどうか、自然と目に入ります。
予定の議題通りならば、プロジェクトの進行は予定どおり、そうでなければ遅れてることが一発でわかりました。
遅れてば、同じ結果を出すためにどんな手順があるのか、メンバーの役割をどう変えるるのか、別な方法を考えるのか臨機応変に先手先手で対応することで乗り切りました。
先のスケジュールを作る意味は正にこういうことか？！と目から鱗でした！！！！
どうやったらいいか？
■ １．物事を分解する
仕事をもらったら、その仕事を完了するまでに、どんなことをするのか、分解します。
自分もそうでしたが、最初は、この分解がなかなかできません。
コツは、どんな流れで行うか、流れを細かく区切ることです。
最初は、どの程度の細かさかわからず、大切りや細切れが混じっていますが、
繰り返すとだんだん同じ大きさに切れてきます。
■ ２．決めた時間枠に当てはめる
時間は有限な予算なので、物理的にふやすことはできません。
お小遣いも増えず、その範囲の中でやりくりするのと同じです。
勤務時間の予算を決めて、その中で上記で分解した仕事を当てはめていきす。
例えば、
1日8時間勤務とすると、そこから昼休み1時間、朝礼15分を引くと残り、6時間45分です。
人間がせめて集中できる時間は90分とすると、4コマと45分残ります。
午前、午後に2コマづついれて、その間に小休憩と社内外の連絡時間を15分づつ2回いれ、残りの15分は予備とします。
メインの４コマの中に、分解した仕事を割り当てて行きます。
仕事を割り当てるときに、同じような仕事は同じコマで処理した方が効率がいいです。
また、別の仕事でも同じ様なことがあれば、これも同じコマで処理した方がいいです。
定例の会議、その準備、そのあとの議事録なども予めコマを取っておきます。
すると、３ヶ月先は案外埋まってきます。
埋まるのはいいですが、”コマに収まらない”という状況がおきます。
ここからが知恵の出しどころです。
そもそも、毎月同じ様な集計してませんか？
だったらフォームを予め作って集計時間を削りましょう。
簡単な一例ですが、毎月同じような作業で時間をとっているなら、その時間を削減できるような業務の流れを考えてみましょう。
忙しい！と言ってる会社さんほど、現場ではこのようなことが起きていて、二度手間三度手間になって時間がなくなっています。
今は、クラウドが安価で利用できたり、複数人で業務を進めていくのは、
だいぶ楽になりました。
しかも、そもそもやらなくていい仕事やってないですか？？
溢れた予定を、時間で、カバーしようと思ってるうちはアイディアなんてでてきません。
”24時間はたらーきますか？！”ってなります、、、、汗
この溢れた状態をどうにかしようと思うと、１分の重みがズッしときます。
会議、期限の遅れなどできないです。
途中で諦めずにトライあるのみ！
応援します！！！
